Pasenusių dokumentų naikinimo rizika.

„Tas BDAR gal ir galioja pas jus ten Vilniuje, bet pas mus rajone tikrai nėra čia dar jokio BDAR. Gal tikrai nieko tokio nebus, jeigu atiduosim dokumentus jums kaip makulatūrą?“ – čia tikro gyvo šiemet vykusio pokalbio ištrauka su įmonės, įsikūrusios už 100 km nuo Vilniaus, vadovu.

Kalbėjomės su Marina Curko-Notkuviene, UAB „Ekobazė“ komercijos direktore dėl pasenusių įmonės dokumentų utilizavimo, kuriuos verslininkas iš pradžių buvo sumanęs atiduoti kaip makulatūrą ir gauti kelias dešimtis eurų, užuot pačiam mokėjus panašią sumą už konfidencialių dokumentų atidavimą juos perdirbti.

Pokalbis puikiai iliustruoja dabartinę situaciją, kaip skirtingai Lietuvoje vis dar yra suvokiamas Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR), nors Lietuvoje jis galioja jau trejus metus. Konfidencialūs dokumentai, suėjus terminui, privalo būti sunaikinti, kad juose pateikta informacija nebūtų atskleista tretiesiems asmenims.

Atidavusios dokumentus su konfidencialia informacija kaip makulatūrą įmonės smarkiai rizikuoja sulaukti nuo apyvartos skaičiuojamų baudų. Numatomos ekonominės sankcijos pagal reglamentą – iki 4% įmonės metinės apyvartos. Matematika labai paprasta – jei metinė įmonės apyvarta 100.000 Eur, maksimali 4% bauda nuo bendros apyvartos yra 4.000 Eur. Vidutinė suma sumokama už vieną toną konfidencialių dokumentų yra apie 70 Eur. Vidutinės įmonės apyvarta siekia 1 mln. Eur, vadinasi galima bauda – 40.000 Eur.

Mūsų skaičiavimai rodo, kad savo archyvuose vidutinio dydžio įmonė kasmet prikaupia iki 1 tonos naikintinų dokumentų. Nors popierius perdirbimui atkeliauja ir iš gyventojų, tačiau didžioji dalis yra juridiniai asmenys, ir jų kasmet daugėja. Matome tendenciją, kad daugėja įmonių, norinčių stebėti ir patį dokumentų naikinimo kelią – nuo pat jų perdavimo iki sunaikinimo. Įmonių atstovai gali stebėti dokumentų naikinimą ir nuotoliniu būdu per naikinimo patalpoje esančias vaizdo kameras.

Sunaikintų dokumentų likučiai – smulkios popieriaus juostelės – yra supresuojamos ir keliauja į popieriaus perdirbimo fabrikus. Šį kokybišką popierių (įprastai įmonių dokumentai spausdinami ant itin kokybiško balto popieriaus) kaip antrinę žaliavą labai vertina Europos popieriaus perdirbimo fabrikai, nes iš jo išeina puikios kokybės gaminiai: naujas spausdinimo popierius, higieninis popierius, popierinės servetėlės, e. parduotuvių pristatomų siuntinių pakuotės, kiaušinių dėklai, įvairūs kiti popieriaus gaminiai.

Dažniausiai dokumentus konfidencialiai perdirbti atiduoda prekybos centrai, gamybos įmonės, spaustuvės, mokyklos, įvairios viešosios įstaigos, tačiau daugėja ir mažų bei vidutinių įmonių, siekiančių išvengti duomenų saugos rizikų. Ypač suaktyvėjimą jaučiame įmonėms uždarant finansinius metus, kai atsiranda galimybė sunaikinti dalį nebereikalingų konfidencialių dokumentų. Vis dažniau į mus konsultacijų kreipiasi įmonės, norinčios suprasti, kaip teisingai paruošti naikinti skirtus dokumentus.